Wichtige Hinweise für Abrechnungen vom Finanzreferat der Uni Potsdam:

 

Liebe Fachschaftsräte,

aus aktuellem Anlass bitte ich euch zur Abrechnungsfähigkeit folgendes
zu berücksichtigen:

- Umlaufbeschlüsse sind unter Berücksichtigung des § 6 (1) der Satzung
der Studierendenschaft für Fachschaftsräte nicht zulässig.

- Zu Sitzungen der Fachschaftsräte ist rechtzeitig einzuladen, entweder
durch Bekanntgabe auf der FSR-Website oder durch E-Mail auf einen
Verteiler oder durch Aushang.

- Protokolle sind binnen 11 Werktagen zu veröffentlichen, entweder durch
Veröffentlichung auf der Website oder durch Aushang. Solltet ihr einen
Aushang nutzen, protokolliert bitte, wann dieser erfolgt ist und wann
ihr ihn wieder abgenommen habt.

- Kilometerabrechnungen bedürfen einer *vorherigen* Zustimmung durch das
Finanzreferat. Es genügt eine kurze Begründung und ein Google Maps
Ausdruck für die geplante Route.

- Geschenke an amtierende Mitglieder eines Fachschaftsrats sind nicht
zulässig.

- Rechnungen über 750 EUR - gemeint ist hier eine einzelne Rechnung
einer Abrechnung unabhängig davon, ob die Abrechnung niedriger ausfällt
- bedürfen einer *vorherigen* Zustimmung durch das Finanzreferat.

Zur Erinnerung noch dies hier:

Ab dem Wintersemester 2014/2015 gilt:
- Es dürfen keine Werkverträge an Wahlhelfer_innen, Mitglieder des Wahlausschusses oder Studierende, die beim Vorbereiten, Durchführen, Auszählen von FSR-Wahlen, Vollversammlungen o.ä. beteiligt sind, ausgegeben werden. Für diese Tätigkeiten erfolgt grundsätzlich keine Form der Aufwandsentschädigung und/oder Bezahlung.

- Für Dienstleistungen gelten die gleichen Anforderungen, wie für alle anderen Belege, d.h. ab einem Betrag von 350 EUR bedarf es dreier Kostenvoranschläge, ab 750 EUR der Zustimmung des Finanzreferates.

- Geschenkgutscheine sind keine Form der Aufwandsentschädigung für Angehörige der Fach-/Studierendenschaft. Desweiteren gelten alle Regeln des FLFs für Geschenke und Gutscheine.

- Es werden keinerlei Verpflegungskosten für reguläre FSR-Sitzungen (u.ä.) erstattet. Davon ausgenommen sind bspw. Klausurtagungen eurer Fachschaft - diese Ausgaben unterliegen den weiteren Regelungen des Finanzleitfadens und bedürfen der vorherigen Zustimmung des Finanzreferates. (Ansonsten erfolgt keine Erstattung!) 

- Abrechnungen von Grillfesten u.a. Veranstaltungen mit "Essensversorgung": Das Grillgut aber auch die anderen Nahrungsmittel müssen gegen eine (geringfügige) Bezahlung (die sog. Grillsteuer) an die Besucherinnen ausgegeben werden. Werden keine Einnahmen erzielt, wird das Finanzreferat diese - angelehnt an die Größe der Fachschaft - "annehmen" und mit den Ausgaben verrechnen.